En el momento de citar los documentos del archivo dos son las claves que tenemos en cuenta, la identificación del archivo, y la identificación de los documentos propiamente dicha.
1. El archivo se identifica a través de sus siglas, AHPG-GPAH. Con el objeto de mantener un único código de identificación esta sigla se utiliza en los dos idiomas descriptivos del archivo, el euskera y el castellano.
En las publicaciones, con el objeto de permitir la adecuada interpretación de las siglas y en el lugar que se estime oportuno, deberá identificarse el archivo como:
AHPG-GPAH. Archivo Histórico de Protocolos de Gipuzkoa (Diputación Foral de Gipuzkoa)
En caso de que la publicación lo sea en euskera:
AHPG-GPAH Gipuzkoako Protokoloen Artxibo Historikoa (Gipuzkoako Foru Aldundia).
B. Los documentos se identifican de forma diferente dependiendo de los fondos de los que forman parte.
B.1 Los documentos que proceden de fondos notariales o de la contaduría de hipotecas se citan de la siguiente manera (ejemplos):
AHPG-GPAH 1/2578:15r-16v
AHPG-GPAH 2/2579:B15r-16v
AHPG-GPAH 4/245:B15r-16v
AHPG-GPAH identifica al archivo
n/nnnn designa la signatura del legajo
los dos puntos identifican una localización dentro del legajo o volumen dado
la letra indica la foliación. B para la segunda, C para la tercera,.... En el caso de ser primera foliación se obvia la letra A.
15r-16v identifican el número de la hoja y si se trata del recto y vuelto. El intervalo se identifica con un guión en el medio.
B.2 Las citas de los libros o documentos que proceden de la Biblioteca y Archivo de la Universidad Sancti Spiritus de Oñati deberán ser,
Para citar documentos del archivo de la Universidad
AHPG-GPAH UA 124/23
AHPG-GPAH UA, designa el archivo y el fondo
nnn/nn designa el número de caja y el número de expediente.
se puede completar con el número de hoja utilizando la misma forma propuesta en el apartado anterior.
Para citar libros de la biblioteca de la Universidad,
AHPG-GPAH UL 1453
AHPG-GPAH UL, designa la biblioteca
nnnn designa el número de registro
En las publicaciones, con el objeto de permitir la adecuada interpretación de las siglas y en el lugar que se estime oportuno, deberá identificarse el archivo como:
AHPG-GPAH UA Archivo Histórico de Protocolos de Gipuzkoa, Universidad de Oñati (Diputación Foral de Gipuzkoa)
AHPG-GPAH UL Archivo Histórico de Protocolos de Gipuzkoa, Biblioteca de la Universidad (Diputación Foral de Gipuzkoa)
En euskera:
AHPG-GPAH UA Gipuzkoako Protokoloen Artxibo Historikoa, Unibertsitateko Artxiboa (Gipuzkoako Foru Aldundia).
AHPG-GPAH UL. Gipuzkoako Protokoloen Artxibo Historikoa, Unibertsitateko Liburutegia (Gipuzkoako Foru Aldundia).