¿Cuáles son los tipos de instrumentos descriptivos?

¿Cómo se organizan los documentos de archivo?

Tipos de instrumentos descriptivos

Existen tres tipos básicos de instrumentos descriptivos:

• El inventario general: identifica las series documentales, los tipos de documentos, y las unidades que integran cada una de estas series. Resulta una información somera, no detallada, que nos permite localizar posibles ‘nichos’ de información. Todas las agrupaciones de documentos de nuestro archivo están descritas someramente en este inventario general.
• Los catálogos: identifican de manera exhaustiva cada uno de los documentos que se quieren catalogar. Tratan de identificar todos los elementos informativos interesantes de un documento (tipo de documento, personas, lugares, temas,...) por lo que constituyen el instrumento ‘perfecto’ para casi todos los usuarios de un archivo. Muy pocos de los documentos de este archivo se encuentran descritos con este grado de detalle (un 1%).
• Los índices: identifican algún valor informativo en los documentos (las personas que intervienen, los lugares,...), pero sólo unos pocos, mucha información queda sin recoger (el tema, el tipo de documento,...). Muy pocos de los documentos de este archivo se encuentran identificados en los índices (un 10%).
• Los índices ‘coetáneos’. En el caso de los fondos notariales muchos de los protocolos (el 55%) incluyen índices redactados por los propios escribanos. Estos índices son muy irregulares, algunos describen de manera detallada las escrituras notariales, otros son muy someros apenas identifican el nombre de uno de los intervinientes o el negocio jurídico.

¿Cómo se organizan los documentos en el Archivo?

Los documentos que conservamos en el archivo son el resultado de la actividad natural desarrollada por unos determinados organismos que han ejercido sus funciones en el Territorio Histórico de Gipuzkoa. Estos organismos (los relacionados con los notarios, con las Contadurías de Hipotecas, o la propia Universidad de Oñati)  han acumulado unos determinados tipos de documentos, aquellos necesarios para un adecuado cumplimento de esas funciones. Los archiveros tratamos de reconstruir ese orden natural de creación de los documentos como medio para asegurar una adecuada localización. El resultado del intento de reconstrucción de ese orden natural es un Cuadro General de Fondos de Archivo