La política de acceso del archivo - Archivo Histórico Provincial de Gipuzkoa

La política de acceso del archivo

La norma general es facilitar el acceso

El objetivo principal de conservar el patrimonio documental es facilitar la investigación garantizando el derecho de acceso a la información pública.

Por tanto, la política de acceso del archivo se basa en facilitar el acceso a la documentación conservada. Dicho acceso podrá ser restringido, de manera excepcional y motivada por la legislación vigente, cuando concurra alguna de las limitaciones referentes a la protección de datos personales y de bienes jurídicos (p.ej.: seguridad del estado). En los casos de acceso restringido o parcial, se dará acceso a la documentación anonimizando previamente los datos personales que son susceptibles de protección.

El acceso según el tipo de dato que contiene la documentación

Cuando el acceso a la documentación este afectada por alguna de las limitaciones establecidas en la normativa, el personal técnico del archivo estudiará el caso en concreto y se realizará la ponderación pertinente para determinar cómo se dará acceso a la documentación solicitada siempre garantizando la protección de datos personales.

De manera orientativa, en la siguiente tabla se especifica el tipo de acceso general que tiene cada tipo de dato. Aun así, como se ha mencionado anteriormente, las solicitudes cuyo acceso podría ser restringido se estudiarán una por una.

Tipo de dato	Fechas	Tipo de acceso	Documentos a presentar
La documentación no contiene datos personales	Indiferente	Libre	Solicitud de consulta de fondos y reproducción de documentos
La persona solicitante es la propietaria de los datos personales	Indiferente	Libre Condición: se anonimizan los datos personales de terceros que no sean cargos públicos, siempre que estén vivas.	Solicitud de consulta de fondos contemporáneos
		Libre En el caso de las víctimas del franquismo no se anomizan los datos personales de terceros.	Solicitud de consulta de fondos contemporáneos
La documentación contiene datos personales de terceros. Datos especialmente protegidos de personas fallecidas	Hasta 1974	Libre Condiciones: 50 años del documento o 25 años del fallecimiento.	Solicitud de consulta de fondos contemporáneos
	A partir de 1974	Restringido	Solicitud de consulta de fondos contemporáneos
		Libre	Solicitud de consulta de fondos contemporáneos
			Consentimiento expreso de la persona propietaria de los datos
La documentación contiene datos personales de terceros. Datos personales de categorías especiales[1] de personas vivas.	Indiferente	Restringido	Solicitud de consulta de fondos contemporáneos
		Libre	Solicitud de consulta de fondos contemporáneos
			Consentimiento expreso de la persona propietaria de los datos
		En el catálogo online se publicaran siempre de manera disociada.
La documentación contiene datos personales de terceros. Datos meramente identificativos de personas vivas.	Indiferente	Libre	Solicitud de consulta de fondos contemporáneos
		Restringido: Si son datos identificativos de víctimas de género o testigos protegidos. Si acompañan a otros datos personales que no son meramente identificativos	Solicitud de consulta de fondos contemporáneos
			Consentimiento expreso de la persona propietaria de los datos
La documentación contiene datos personales de terceros. Datos personales restantes de personas vivas.	Indiferente	Necesidad de ponderación	Solicitud de consulta de fondos contemporáneos
			Proyecto de investigación (si se considera necesario para la ponderación)
			Compromiso de confidencialidad de datos personales para personal investigador
Datos de menores de personas vivas.	A partir de 1920	Restringido	Solicitud de consulta de fondos contemporáneos
		Libre	Solicitud de consulta de fondos contemporáneos
			Consentimiento expreso de la persona propietaria de los datos
		En el catálogo online se publicaran siempre de manera disociada.

El procedimiento de solicitud de acceso a la documentación:

Para consultar la documentación anterior al siglo XX (anterior al año 1900) es necesario rellenar este formulario y enviarlo por correo electrónico al archivo.

Para consultar la documentación del siglo XX (posterior al año 1900) que contiene datos personales se lleva a cabo el siguiente procedimiento:

La persona solicitante debe rellenar este formulario y enviarlo por correo electrónico al archivo.
El archivo resuelve la solicitud y comunica a la persona solicitante la resolución (acceso libre, parcial o se le deniega).
En el caso que se deba realizar una ponderación, el archivo puede solicitar a la persona solicitante que presente el proyecto de investigación y si se resuelva la solicitud de acceso favorablemente, el archivo puede pedir al personal investigador que firme el compromiso de confidencialidad.
Una vez resuelta la solicitud, si esta es favorable, la persona usuaria accederá a la información.

Marco normativo aplicable al acceso

Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE.

Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español.
Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.
Norma Foral 4/2019, de 11 de marzo, de Buen Gobierno en el marco de la gobernanza pública foral.
Ley 20/2022, de 19 de octubre, de Memoria Democrática

[1] Los especificados en el artículo 9 del Reglamento General de Protección de Datos y en el artículo 15.1 de Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.