Recursos para la protección de datos e imágenes

En este apartado se ofrece una serie de recursos que pueden ser útiles para los servicios. Por un lado, están las plantillas de los documentos que se entregan a usuario y usuarias en papel: una plantilla para la inscripción y otra para el uso de imágenes. En este último caso, se pueden ver dos ejemplos distintos: el uso de imágenes para el funcionamiento general del servicio y su uso para iniciativas concretas organizadas por el servicio. Por otro lado, ofrecemos información sobre el soporte BakQ que se puede utilizar para la inscripción online, y explicamos cómo funciona.

 

Además, podréis encontrar materiales de interés en materia de protección de datos e imágenes, así como preguntas frecuentes sobre protección de datos e imágenes y las respuestas correspondientes.

DESCARGA LA GUÍA SOBRE PROTECCIÓN DE DATOS E IMÁGENES (en euskera)

 

 

 

 

Descarga de plantillas:

Para papel

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Inscripción (word)

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Uso de imágenes (word)

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Uso de imágenes (word)

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Online: firma digital BakQ

BakQ es un medio de identificación y firma electrónica formado por un identificador y dos factores de autentificación: usuario/a (número de DNI), contraseña (8 caracteres) y juego de coordenadas de 16 posiciones o un código enviado al teléfono móvil vía SMS.

 

Con cualquier operador y sin necesidad de instalar nada, se puede utilizar en ordenadores, teléfonos móviles y tablets. Además de poder realizar trámites electrónicos, a través de BakQ se podrán realizar consultas y trámites en los servicios de las administraciones públicas.

 

También se puede utilizar BakQ para identificarse y firmar al contactar con administraciones y entidades que no utilicen el portal de identificación electrónica de Izenpe. BakQ dispone de un certificado de firma cualificado que le permite ser utilizado como si se utilizara en una tarjeta física. Se trata de un pequeño software que se instala en el ordenador y que permite su identificación en cualquier sede u oficina electrónica que permita el uso de certificados digitales.

 

 

 

Materiales de interés:

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Reglamento 2016 (pdf)

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Ley 2018 (pdf)

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Preguntas frecuentes sobre el tratamiento de datos:

¿Qué es un dato personal? Ejemplos

Un dato personal es cualquier información relativa a personas físicas identificadas o identificables, es decir, cualquier información relativa a su identidad física, fisiológica, psíquica, económica, social o cultural. Cada persona será titular de sus datos personales.

Ejemplos de datos personales: nombre y apellidos de usuarios/as, DNI, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, correo electrónico, imágenes, datos del padre o de la madre (profesión, estudios, lugar de trabajo, número de cuenta bancaria).

¿Qué es un tratamiento de datos? Ejemplos

La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) establece que todas las actividades que contengan datos de carácter personal constituyen un tratamiento de datos, bien de carácter manual (físicamente), bien de forma automatizada (por ordenador): recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adecuación o modificación, extracción, consulta, uso, comunicación, difusión, supresión o destrucción de datos, etc.; todos ellos serán considerados tratamiento de datos.

Ejemplos:

  1. La recogida de datos de usuarios/as y padres o madres al inicio del curso (en la hoja de inscripción) es un claro ejemplo de tratamiento de datos personales.
  2. Publicar o eliminar una imagen de usuario/a en un sitio web.

¿Qué datos hay que pedir a los usuarios y las usuarias (y a los tutore y las tutoras legales)?

La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) establece que los datos excesivos no podrán ser recabados a la hora de solicitar los datos. En virtud de ello, únicamente se solicitarán los datos necesarios para la finalidad acordada.

Ejemplo: para una acción de pago con plaza restringida no sería adecuado pedir a padres y madres una cuenta bancaria corriente hasta que se compruebe que ese niño o esa niña tiene una plaza en la actividad.

¿A quién se debe solicitar la autorización? ¿A los usuarios y las usuarias? ¿O a los tutores o tutoras legales?

La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD, art. 7) establece que la concesión de la autorización corresponderá a los padres y las madres de menores de 14 años. A partir de esa edad, las personas menores de edad pueden dar su consentimiento.

¿Por cuánto tiempo y cómo guardar los datos?

La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) establece que, como norma general, se conservarán durante el tiempo necesario para la finalidad de la recogida de datos y para hacer frente a las responsabilidades que pudieran derivarse del tratamiento de los mismos. Los datos deberán ser borrados cuando no sean necesarios. Según esto, podemos interpretar que no se puede establecer un plazo concreto y que cada servicio (ayuntamiento) deberá consensuarlo en sus protocolos.

¿Es obligatorio el consentimiento de los tutores y las tutoras legales (o usuarios/as) en todos los tratamientos de datos?

No. La Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) establece que existen excepciones en las que los servicios no deben estar autorizados para realizar el tratamiento de los datos. Por ejemplo, con el fin de garantizar la seguridad y la salud de usuarios y usuarias, se puede informar a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, a los Servicios Sociales o a sus Centros de Salud sin su autorización.

¿Es necesaria la autorización de los tutores o las tutoras legales cuando se organiza una acción con una empresa externa?

La AEPD indica que la comunicación de los datos a otras entidades/empresas requerirá, con carácter general, la autorización de las personas interesadas, usuarias, padres y madres o tutores/as (si son menores de 14 años). Así, si se desea realizar alguna actividad, por ejemplo, ir a un museo, hacer deporte, etc., es necesario un permiso previo claro de las personas interesadas o de sus padres y  madres o tutores/as.

Preguntas frecuentes sobre el tratamiento de imágenes:

¿Qué pautas se tendrán en cuenta a la hora de tomar imágenes de menores?

- Aplicar el principio de que la persona menor de edad no es protagonista de la fotografía, sino que lo es lo que está haciendo (acción).

- Apoyar la imagen de la infancia y la adolescencia siempre por encima de promociones u otros objetivos.

- Intentar minimizar la identificación de las personas menores de edad (máxime si las fotos van a sitios web o redes sociales).

- En relación con lo anterior, evitar retratos o fotos en primer plano y buscar alternativas (sacadas de los hombros, centradas en la acción que se está realizando).

- Se preferirán las imágenes de grupo a las fotos individuales.

- No tomar (ni publicar) imágenes que puedan ser ofensivas, protegiendo el honor, la intimidad y la privacidad de las personas menores de edad.

- En el caso de que haya personas que no han dado su autorización (o no quieran salir), se les puede pedir que se encarguen de realizar los trabajos fotográficos (o de apoyo) para no dejarles marginados.

- Una vez obtenida la imagen, se solicitará el visto bueno de la persona interesada, para que forme parte del proceso y tengamos siempre en cuenta su opinión.

Si un/a tutor/a legal ha dado permiso para sacar fotos, pero el/la usuario/a no quiere (y viceversa), ¿cómo actuar?

En primer lugar, habrá que tener en cuenta la edad de esas personas. La LOPD establece que, si es mayor de 14 años, su decisión prevalecerá siempre. En el caso de las personas menores de 14 años, a pesar de contar con la autorización de sus padres y madres, la valoración corresponde a los educadores y las educadoras, teniendo siempre en cuenta la decisión del niño o de la niña (puede que se tenga el consentimiento de su padre y su madre, pero que no quiera ser fotografiado/a).

¿Cómo actuar con usuarios/as sin autorización?

Aunque no se tenga permiso para sacar fotos, hay que tener en cuenta que en ningún caso se podrá excluir a un/a usuario/a de una actividad por este motivo. Siempre debe prevalecer el “interés superior del menor o la menor” (artículo 2 de la Ley de las personas menores de edad).

¿Cómo actuar si un/a usuario/a sin autorización sale accidentalmente en una foto?

En ningún caso se podrá publicar la fotografía como tal (web, redes sociales, memorias, etc.) y, si se ha publicado, se deberá eliminar de ese sitio. Para evitar problemas legales, se puede difuminar o pixelar su rostro en esa foto, pero, muchas veces este tipo de técnicas no son suficientes para no identificarle (a menudo tienen un efecto contrario).

Si bien un/a usuario/a (o un tutor/a legal) autoriza a sacar y publicar fotos, ¿puede en cualquier momento ordenar la eliminación de una de ellas?

Sí. Tal y como se establece en el artículo 15 de la LOPD, la eliminación es uno de los derechos de los usuarios y las usuarias. Por lo tanto, si así lo solicitase, habría que retirar la foto y borrarla.

¿Es legal que, aunque hayan firmado la correspondiente autorización, aparezcan rostros de menores en las imágenes de difusión de actividades en las redes sociales?

Sí, si las personas interesadas (o sus padres, madres o tutores/as, mayores de 14 años) han dado su consentimiento en la hoja de autorización con esta finalidad. Sin embargo, a la hora de tomar imágenes de menores es conveniente seguir los consejos citados, más aún si se hace difusión de las mismas.