Zeintzuk dira instrumentu deskriptiboak?
Nola antolatzen dira dokumentuok artxiboan?
Tresna deskribatzaileen motak
Oinarrizko hiru tresna deskribatzaileen mota daude:
- Inbentario orokorra: Dokumentu-serieak, dokumentu motak eta serie bakoitza osatzen duten unitateak identifikatzen ditu. Informazio orokorra da, sakondu gabekoa, eta informazio “zoko” posibleak topatzea ahalbidetzen du. Gure artxiboko dokumentu multzo guztiak inbentario orokor honetan deskribatuak daude, baina era orokor batean.
- Katalogoak: Katalogatu nahi den dokumentu bakoitza era zehatz batean identifikatzen du. Dokumentua osatzen duten informazio elementu interesgarriak identifikatzen saiatzen da (dokumentu mota, pertsonak, lekuak, gaiak…); ondorioz, artxiboko ia erabiltzaile guztientzat tresna “perfektua” da. Artxiboan dauden dokumentuetatik, oso gutxi daude modu honetan deskribatuak (% 1).
- Aurkibideak: Dokumentuaren balio informatiboren bat identifikatzen dute (parte hartzen duten pertsonak, lekuak,…), baina gutxi batzuk bakarrik. Ondorioz, informazio asko jaso gabe gelditzen da (gaia, dokumentu mota…). Artxibo honetako oso elementu gutxi daude aurkibideetan identifikatuak, % 10 inguru.
- Aurkibide “garaikideak”: Notario-funtsei dagokienez, protokoloetako askok (% 55) eskribauek beraiek idatzitako aurkibideak dituzte. Halako tresnak, ordea, oso irregularrak dira: batzuetan notario-eskriturak oso era zehatzean deskribatzen badituzte ere, beste batzuetan oso datu gutxi jasotzen dituzte, emailetako bat bakarrik identifikatuz edo negozio juridikoa besterik gabe adieraziz, esaterako.
Nola antolatzen dira dokumentuak Artxiboan?
Artxiboan gordetzen ditugun dokumentuak, Gipuzkoako lurralde historikoan beren funtzioak garatu dituzten hainbat erakundek izandako jarduera naturalaren emaitza dira. Erakunde hauek (notarioekin, Hipoteka Kontularitzekin zein Oñatiko Unibertsitatearekin erlazionatutakoak) hainbat dokumentu metatu dituzte, beren jarduera aurrera eramateko beharrezkoak zirenak. Artxiberook dokumentu horien sorrera orden naturala berreraikitzen saiatzen gara, haien lokalizazio egokia ziurtatzeko asmoz. Ordena natural horren berreraikuntza lanen saiakera, Artxiboko Funtsen Koadro Orokorrean islatzen da.